上司に退職をメールで伝えるのはあり？申し出の文例や注意点も紹介

最終更新日 2024年1月29日

退職の意思は上司に直接口頭で伝えるのがマナー。しかし、出社できないような健康状態だったり、業務上のやむを得ない理由があったりして、それが難しい場合もあります。

そんなときメールを使って連絡をしてもいいのであれば……そう考えている方もいるのではないでしょうか。

結論としては、「退職の意志は直接口頭で伝えなければならない」という決まりはないので、メールで退職の意思を伝えることは法律上何の問題もありません。

しかし、イレギュラーな方法ではあるので、伝え方やメールの内容は失礼のないものにする必要があります。この記事では、メールによって「退職の意思を伝える」ときに注意すべき点や、メールの文例をご紹介します。

【結論】退職の申し出をメールで伝えるのは法律上問題なし

結論から言うと、退職の申し出をメールで伝える行為を禁止とする事項は、法律に定められていないので問題ありません。

日本の労働法においては、退職の申し出の方法について特定の形式が必須とされているわけではないので、メールでの申し出に限らず電話や書面など、多様な方法で退職の意志を伝えることが可能です。

しかしメールで退職意思を示すのは、会社側にとってモラルの欠如や非常識と考えられることがあります。

一般的な退職のフロー

まずは前提として、一般的な退職手続きの手順について説明します。ここでは、重要なポイントをピックアップしてご紹介しますが、詳細について知りたいという方は、こちらの記事も参考にしてみてください。

1カ月～3カ月前に退職の意思を伝える

退職すると決めたら、それを会社に伝える必要があります。このとき、退職日の1カ月〜3カ月前に伝えるのが一般的。

法律上は、雇用期間に期限の定めのない無期雇用契約の場合、労働者が2週間前までに退職の申し入れをすれば辞めることができます。

しかし、多くの会社では、就業規則に退職の意志表示をする時期が明記されています。トラブルのないスムーズな退職を目指すのであれば、できる限り就業規則に則った退職の手続きをするのが良いでしょう。

上司に面談の時間をもらう

最初に退職の意思を伝える相手は、自分の直属の上司です。他の社員に知られずに、上司に伝えるためには、二人きりで話す時間を作ってもらう必要があります。

上司が忙しくなさそうな時間帯・頃合いを見て、上司のデスクで告げるのが良いでしょう。その際、「退職」という言葉を出すと周囲に聞かれたり、上司に身構えられたりする可能性があるため、「折り入ってお話ししたいことがあります」といった伝え方がベストです。

面談で退職の意思を伝える

その後、上司と二人で面談をします。会議室など社内の個室を用意してもらい、そこで話ができるのが理想。

面談では「〇月末をもって退職させていただきます」など、すでに決心が固まっているような伝え方をしたほうが引き留められず、スムーズに話が進みます。

退職届を提出する

上司との面談で退職の承諾をもらって退職日が決まれば、後日改めて上司に退職届を提出します。このときも直接手渡すのが基本。

無事、退職届が受理されれば正式に退職が決まります。

個別面談の希望を上司にメールで伝える方法と文例

退職の意思を伝えたいと思っても、派遣の仕事をしていたり、出張中だったりと、上司と頻繁に顔をあわせる機会がないような場合は、そもそも口頭で個別面談の希望を伝えることができません。

そのような場合、個別面談の希望連絡をメールで行うという手があります。つまり、上記退職フローの「上司に面談の時間をもらう」という部分をメールで行うということです。

このとき、メールでも「退職」という言葉は使わないように注意してください。上司を早い段階から身構えさせてしまうと、引き留めのための対策をとられてしまうことも考えられます。

メールではあくまで面談を希望している、話したいことがある、ということを簡潔に伝えるのがおすすめです。

メール文例

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件名：面談のお願い

〇〇課長お疲れ様です。〇〇です。

折り入ってお話ししたいことがあるのですが、
近々、30分ほどお時間をいただけませんでしょうか。私は○日～○日の○時以降でしたらいつでも構いません。

会議室などでお話ができればと考えております。お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

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メールで退職の意思を上司に伝える方法と文例

入院していたり、精神的に病んでしまったりして、出社することができないという場合は、メールによって退職の意思を伝えることも可能です。

この場合、メールで明確にしなければならないのは「退職の意志が固まっているかどうか」。「退職をしたいと考えています」といった相談するような内容ではなく、会社を辞める意思を固めたこと、そして簡単でいいのでその理由、退職希望時期を伝えましょう。

一方で、文面にはやはり気を配るべきです。上司や会社側にしてみれば突然退職するという話を突きつけられることになるので、そこで反感を買うような書き方をしてしまえばトラブルの原因をわざわざ作るようなもの。

メール文例

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件名：退職のお願い

〇〇課長お疲れ様です。〇〇です。
休暇をいただき、ご迷惑をおかけしています。

突然の申し出になってしまうのですが、実は○月末で退職させていただきたくメールを差し上げました。

ここのところ体調が思わしくなく、医師に相談したところしばらく治療に専念すべきとの助言を受けました。また自分自身もこの先どこかで心機一転を図るため、今は休むことが必要だと考えています。

ご迷惑をおかけいたしますが、退職日までは有給休暇（または欠勤）とさせていただければと存じます。

これまで至らない私をご指導いただき、大変感謝しております。
また、メールでの連絡となりますことをお詫びいたします。

誠に身勝手ではありますが、退職についてご了承いただけますよう、重ねてお願いいたします。

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ここでは一例として退職理由を「体調不良」としていますが、メールでしか連絡ができない状況である理由を伝えることがポイントです。

また、上記のメールによって上司の承諾を受けたら、次に退職届を送ります。退職届は手書きで作成したものを人事部宛てに郵送もしくはメール添付で送りましょう。宛先は上司と人事部への同報メールとするのが一般的。メールで送れば退職届の提出日をエビデンスとして残すことができるのでおすすめです。

退職にあたり、健康保険証や名刺、社員証、IDカード、社用携帯電話などの貸与物は会社に返却する必要があります。また、健康保険被保険者資格喪失証明書、厚生年金基金加入員証、源泉徴収票、年金手帳、離職票、退職証明書など受け取るべき書類もあります。

出社せずに退職する場合は、郵送にて対応することができますので、メールに必要な書類を記載して送ってもらうようにしましょう。

上司に退職をメールで伝える際の注意点

上司に退職をメールで伝える際の注意点として、以下の3つがあげられます。

• 丁寧な文章を心がける
• 退職する意思を曖昧にしない
• ネガティブな内容ばかりにしない

注意点を押さえることで、トラブルなく退職までのフローを進められます。ここからは、それぞれの内容について紹介します。

丁寧な文章を心がける

メールでの退職の申し出は、口頭での申し出以上にセンシティブなコミュニケーション方法です。そのため、丁寧な文章を心がけることが非常に重要です。

 

敬語を適切に使用し相手に対する尊重を示すのは当然のこと、また感謝の意を表す言葉を織り交ぜることで、長い間の勤務に対する感謝を伝え、橋渡しをする役割も果たせるでしょう。

 

丁寧な文章は、後々の人間関係にも影響を与える可能性があります。退職後も同業界で働く可能性、あるいは将来的に再びその会社と関わる可能性も考慮すると、最後の印象を良くするためにも丁寧な文章は不可欠です。

退職する意思を曖昧にしない

退職の申し出は、自分の辞めることの意思がはっきりとしている必要があります。

曖昧な表現や不明確な言い回しは避け、明確に「退職したい」という意思を伝えるべきです。これは、自分自身の意志がしっかりとしていることを示すだけでなく、会社側もその後の手続きをスムーズに行えるようにするためです。

また、退職の理由や時期も明確にすることが望ましいです。これにより、会社側が人員の調整や後任の選定、業務の引き継ぎなどを計画的に行えるようになります。

ネガティブな内容ばかりにしない

退職の申し出をする際、ネガティブな内容や不満を多く含めると、相手に不快な印象を与えかねません。

もちろん、退職の理由が何であれ個々の判断ですが、その理由を伝える際もバランスが重要です。具体的には、会社での良い経験や学びも一緒に伝えることで、全体的にバランスの取れたコミュニケーションが可能です。

ネガティブな内容を避けることで、メールでの円満な退職を目指せるかもしれません。

「退職の意思は口頭で」はあくまでマナー

退職の意思は口頭で直接伝えるのが一般的です。しかしこれはあくまでマナー。このマナーに縛られて、辞めたくても辞めることができず精神的に辛くなってしまっては元も子もありません。

法律的にもメールで退職の連絡をすることは何の問題もないのです。

出社できない、または上司に会えないという理由で退職ができずにいる場合は、この記事の内容ですぐにでも退職の手続きを始めてください。こちらの記事では、電話で退職する方法についても紹介しています。

もし、メールする気力もないという場合は、退職代行サービスの「EXIT」を検討してみてはいかがでしょうか。

実際のところ、メールで退職の意思を伝えたのはいいけれど、その後結局上司から電話がかかってくる、といったケースも考えられます。

「EXIT」を利用すれば、自分でメールの文面を考えて送る手間をかけずに退職ができます。また、希望を出せば会社との連絡のやり取りを仲介してもらうこともできます。スムーズに退職するための力強い味方となってくれるでしょう。

◎EXIT −退職代行サービス−とは？

EXIT株式会社が提供するサービスで、「辞めさせてもらえない」「会社と連絡を取りたくない」などの退職におけるさまざまな問題に合わせ、退職に関する連絡を代行してくれる。相談当日から即日対応が可能で、 会社との連絡は不要。離職票や源泉徴収票の発行確認など、退職後のフォローも行ってくれる。

退職代行サービス「EXIT」