上司と会わずに退職する場合に郵送しなければならない返却物とは？

最終更新日 2022年12月26日

近年では定年を迎えて円満退職する以外にも、転職が盛んになったことによって数年の勤務で会社を退職して、別の会社で勤務される方も多くなっています。
さらに、退職代行EXITをはじめとする退職代行サービスも生まれた影響か、中には会社の方と会わずに退職をしたいという方もいらっしゃいます。
そういった方は、主に郵送という方法を選択し退職の手続きを進められる方が多いでしょう。

しかし、郵送のやりとりだけで退職をする場合、退職届もですが返却物の郵送も必要です。
この記事では、会社を退職する際に返却を求められることが多いものをまとめました。
会社の方と顔を合わせずに退職しようと考えている方はぜひご参考くださいませ。

退職時に返却すべきものとは

返却すべきものに共通する点として、個人の持ち物ではなく会社からの貸与品や支給品であることが挙げられます。会社の経費を利用して購入したり、使用していたものなども含まれます。

では具体的に返却すべきものを見ていきましょう。代表的なものとして以下の9点が挙げられます。

①保険証
②社員証、社章、入館証、ネームプレート
③制服、作業着
④カギ類、セキュリティカード
⑤名刺
⑥会社支給の定期券
⑦業務書類、マニュアル、会社の情報を書いたメモやノート
⑧会社支給の携帯、パソコン
⑨その他、会社の経費で購入した物

①保険証

初めに返却すべきものとして紹介するものは、保険証です。
家族が扶養に入っている場合には家族の分も含め、返却となります。
保険証は健康保険組合に加入していることを証明するものですが、保険料は会社と働いている人が折半して支払っていることが通常です。
そのため、会社を退職した場合には正式な退職日をもって使用資格を喪失することになります。

退職日以降、使用期限の切れた保険証を利用して治療を受けると保険負担の分が無効化され返還請求をされる事があります。
その場合には支払いを一度済ませてから領収書をもらい、新たに加入する保険に療養費請求を行いましょう。

退職代行サービスを使い、上司と会わずに退職する場合には退職日までにお勤め先に郵送することが求められます。紛失しないようにきちんと記録の残る形で郵送しましょう。

②社員証、社章、入館証、ネームプレート

次に返却すべきものとして紹介するものは、社員証、社章、入館証、ネームプレートです。
これらはその会社に所属していて初めて使用できる性質を持っています。また、身に付けている人がその会社に属していることを周囲に示すためのものでもあるため、返却が必要です。

これらを資格もないのに所持していたり、退職後に使用したりすることは大きなトラブルの原因になることがあります。
退職代行サービスを利用する場合にもしっかり記録の残る形でお勤め先に郵送するようにしましょう。

③制服、作業着

続いては制服や作業着です。
こちらもあくまで貸与品であるため、会社の職務を離れる場合には基本的に返却する必要があります。
会社の業務をこなす上で必要なために貸与されているものである、という理屈です。

ただし制服や作業着は、会社によって返却する際のルールや規定が若干異なります。
クリーニングに出した上で返却してほしい、という会社もあればクリーニングには出さなくて良いという会社もあります。返却すらしなくてよいという会社もあります。
会社によって扱いが異なるため、退職する際に総務課や人事課に問い合わせて確認を取ることが大切です。
退職代行サービスを利用される場合には担当者に確認してもらいましょう。

④カギ類、セキュリティカード

カギ類、セキュリティカードも持っていた場合は必ず返却しましょう。
具体的には自分が使用していたロッカーの鍵、お店を運営している会社の場合にはお店の鍵、電子的なロックを解除できるカードキーなどがあります。

鍵をかけなければならない場所には、重要な情報や貴重な資源、あるいは現金など亡失した場合に重大な損失を発生する可能性があるものを保管している場合がほとんどです。そのため、鍵類は確実に返却することが大切です。
退職代行サービスを利用される場合でも必ず記録の残る形でお勤め先に郵送するようにしましょう。

⑤名刺

意外にも「返却しなくても良い」と思われがちなのが、名刺です。
名刺もあくまで会社からの支給品であるため、退職時は返却する必要があります。

名刺は人に渡して自分の身分を証明するためのものですが、所属部署やその人の名前以外にも社章やロゴなども掲載されていることが多いです。
そのため、社員証や社章と同様、退職後に持ち歩いたり使用したりするとトラブルに発展する可能性があります。会社を退職した際には速やかに返却しましょう。
退職代行サービスを利用される場合には記録の残る形でお勤め先に郵送しましょう。

⑥会社支給の定期券

会社支給の定期券は、現金が絡んでくるものになるのでほぼ確実に返却を求められます。
亡失した場合はその分の負担を求められる場合があります。

定期券は通勤手当の一環として支給されることが多く、全体の何割かを会社が負担していることが多いです。全額負担している会社もあります。
こうした会社の場合は定期券を途中解約をして、その残金を現金で会社に郵送することが基本的な対応になります。

こうした対応を取らず、退職後も使用を続けたり残存期間の分の金額を返却しなかったりした場合には、トラブルになる可能性が高いです。
退職代行サービスを利用する場合でも必ず解約し、現金書留でお勤め先に郵送するようにしましょう。

⑦業務書類、マニュアル、会社の情報を書いたメモやノート

情報の取り扱いに厳しくなり返却を求められるケースが増えているのが業務書類、マニュアル、会社の情報を書いたメモやノートです。研修資料なども含みます。
メモやノートは取るに足らない情報であることも少なくありませんが、一方で社外秘にあたる情報を含んでいる場合があります。
特に技術系の会社の場合には、この傾向がより一層強まります。

その会社特有の技術などで特許などを得ている場合、その会社の重要情報などが記載されたメモやノート、研修資料等は場合によっては値千金の価値があります。
また会社にとって極めて重要な社外秘情報である場合もあります。
退職代行サービスを利用される場合でも必ず記録の残る形でお勤め先に郵送しましょう。

⑧会社支給の携帯、パソコン

近年、大量の情報を扱う企業が多くなっているためにその保存用としてスマートフォンや社用のパソコンを扱っているケースが少なくありません。
そのため、多くの社員にこうした電子機器が貸与されるようになっています。
こうした機器が会社から貸与されていた場合、退職時には基本的に返却を求められます。

返却の際、充電器やマウスなどの周辺機器の返却を忘れる方が多いので注意しましょう。
またパスワードを設定している方は、パスワードの伝達も忘れないようにしましょう。
退職代行サービスを利用される場合でも必ず記録の残る形でお勤め先に郵送しましょう。

⑨その他、会社の経費で購入した物

上記以外にも、基本的に会社の経費で購入したものは返却する義務があります。
極端な話、ボールペン一本であっても返却する義務が生じますが、そのあたりは社会人としての常識の範囲で判断することが大切です。

紛失した際にはきちんと報告をしましょう

会社への返却物をすでに紛失してしまっていることもあります。社会人である前に人間なので仕方のない事です。

その場合にはしっかりと紛失したことを伝えるようにしましょう。
特に退職の際に上司とやりとりをしたくない場合や退職代行サービスを利用される場合は紛失したことを隠していると本人のもとに連絡が来てしまう可能性があります。
正直に紛失したことを伝え、指示を仰ぐことが大切です。

返却物は全てまとめて郵送すると会社の方が確認しやすいと思います。
破損しないようにエアパッキンなどを使い、記録の残る形で郵送しましょう。

ライター：キタガワ

◎EXIT −退職代行サービス−とは？

EXIT株式会社が提供するサービスで、「辞めさせてもらえない」「会社と連絡を取りたくない」などの退職におけるさまざまな問題に合わせ、退職に関する連絡を代行してくれる。相談当日から即日対応が可能で、 会社との連絡は不要。離職票や源泉徴収票の発行確認など、退職後のフォローも行ってくれる。

退職代行サービス「EXIT」